يجب ان نعمل عقولنا لحل المشاكل ومن أهم طرق البحث عن حل إتباع أسلوب العصف الذهنى
Brainstorming
عصف الذهن أو التفكير المستمر هو أسلوب يستخدم للوصول إلى أفكار جديدة لحل مشكلة قائمة أو لتطوير منتج ما أو للوصول إلى أفكار جديدة. فالعصف الذهن يُشجعنا ويعلِّمُنا أن جميع البشر لديهم القدرة على التفكير وأن الأفكار العظيمة قد تأتي من مستوى وظيفي مختلف أعلى أو أدنى. كما ان عملية البناء على أفكار الآخرين تنمي روح التعاون بدلا من روح العدوانية والنقد ومراحل عملية عصف الذهن تجعل الاجتماع منظم ومراحله معلومة وغايته معلنة وواضحة للجميع. لذلك فاسلوب العصف الذهن له تأثيرات على العاملين مثل زيادة القدرة الإبداعية، تحفيز العاملين، تشجيع روح المبادرة.
العصف الذهنى عملية عقلية تساعد على توليد أفكار جديدة ولذلك فاستخداماته عديدة ويتميز هذا الأسلوب بالآتي:
1- يعتمد على التفكير الجماعي والمتوالد بين المجموعة التى تعمل لإبتكار أو حل مشكلة ما وبالتالي يكون عدد الأفكار أكثر بكثير مما لو فكر شخص واحد بمفرده.
2- يتم تأجيل عملية تقييم الأفكار إلى ما بعد توليد أفكار كثيرة مما يساعد على تنشيط الذهن وابتكار أفكار كثيرة
3- نتيجة لإشراك عدد كبير من تخصصات مختلفة في هذه العملية فإن هذا يشجع المجموعة على دعم القرار أو الحل النهائي
آلية تطبيق أسلوب العصف الذهنى
| 1- التعريف بالمشكلة |
| 2- التعريف بقواعد العصف الذهنى |
| 3- إجراء تدريب عملى لفترة زمنية محددة وقصيرة للحاضرين والذين لم يشاركوا سابقا فى جلسات العصف الذهنى |
| 4- عصف الذهن(التفكير – الأقتراح- التدوين-الأقتراحات) |
| 5- تقييم الأقتراحات المسجلة |
| 6- الأقتراحات المختارة (القرار) |
وبالرغم من مميزات هذة الطريقة إلا انه من الضرورى اتباع آلية تعتمد على خطوات محددة ويجب ان تراعى فيها أساسيات تطبيق طريقة العصف الذهنى. ولإيضاح ذلك يكم اعتبار المثال التالى دليل مبسط لهذة الطريقة .
فى إحدى الشركات تكونت مجموعة داخل القسم الفنى لدراسة وتطوير منتج (فوانيس رمضان) وذلك لإمكانية تصنيعه وتسويقه محليا بالإضافة الى إمكانية التسويق للدول العربية والأسلامية. والمشكلة الأساسية تتعلق بكيفية الحصول من مجموعة الدراسة على أفكار مبتكرة وجديدة لهذا المنتج.
والخطوة الأولى والرئيسية للتنفيذ تتعلق بعقد اجتماع يحضره العديد ممن له علاقة بهذا المنتج من التسويق والتصنيع والبحوث وخلافه. ثم يتم تحديد فرد من المجموعة يتولى قيادة (إدارة) الاجتماع ومن مهامه الأساسية فى هذة المرحلة شرح الهدف من الاجتماع والحاجة إلى أبتكار وتطوير فانوس رمضان لزيادة القدرة التنافسية للشركة (س). ثم يدعو الحاضرين إلى اقتراح أي أفكار لتطوير المنتج المقترح (فانوس رمضان) ويوضح قيمة الأشتراك الإيجابى لجميع أعضاء الفريق وأهمية الموضوع مع التركيز على تشجيع الأفراد وملاحظتهم للنقاط التالية:-
1- للفرد داخل المجموعة الحرية فى اقتراح أي أفكار بغض النظر عن إمكانية تطبيقها
2- للفرد والمجموعة اقتراح أفكار بدون تقييمها حيث تأتي عملية التقييم بعد الانتهاء من حصر الأفكار وهذا يسمح بالتدفق الفكرى السريع دون معوقات الرصد والتقييم للفكرة
3- على مدير الجلسة وفى ذات الوقت كافة اعضاء المجموعة التشجيع والترحيب بالأفكار غير التقليدية والتي قد تبدو من أول وهلة غير منطقية
4- من المهم فى هذة المرحلة عدم رفض أي اقتراح أو مناقشه جدواه
5- من الطبيعى والمقبول – أساس هذة الطريقة – ان يسمح لأحد الحاضرين أن يقترح فكرة مبنية على فكرة اقترحها آخر أو اقترحها هو نفسه في نفس الجلسة بل ويشجع هذا الأسلوب
6- يجب أن يسُود جو من الحرية الكاملة في اقتراح الأفكار بين أفراد المجموعة كلهل بلا أستثناء
7- يحرص مدير جلسة المجموعة على المساهمة الفعالة للحاضرين وعلى ألا يسيطر فرد واحد على الاجتماع او يشعر الأخرين بذلك فالتنافس المطلوب هدفه الأساسى البحث على افكار وحلول جدية ذهنيا
8- من الضرورى ولنجاح هذة العملية قيام من يدير الإجتماع – أو فرد آخر من المجموعة- بتسجيل الأفكار كتابتا وبدون مناقشتها على وسيلة مناسبة تسمح للمجموعة كلها الأطلاع عليها ويتم ترقيم كل الأفكار لإمكانية الرجوع إليها
9- تستغرق عملية توليد الأفكار زمن غير محدد فقد تنتهى بانتهاء زمن الاجتماع وقد يكون نصف ساعة أو ساعة أو أطول، أو بعدم وجود أفكار جديدة. هذا وقد يتم عقد مجموعة من الجلسات في أيام تالية لتوليد أفكار أكثر
10- يتم تقييم الأفكار السابق تدوينها لاحقا في نفس الاجتماع أو في اجتماع قادم.
11- قد يتم قبل التقييم تجميع الأفكار المتشابهة أو تقسيم الأفكار إلى مجموعات وينتهي الأمر بقائمة بالأفكار الجيدة القابلة للتطبيق.
12- اتخاذ القرار النهائي قد يكون من سلطة المجموعة أو من غير المشاركين ويرتبط ذلك بالنظام الإدارى المتبع بالشركة ومدى أهمية الموضوع (ابتكار افكار جديدة لتصميم فانوس رمضان)- مما قد يقيد السلطات المخولة لأفراد المجموعة وهذا طبيعى نظرا لكون كل مستوى إدارى داخل الشركة يتمتع بصلاحيات محددة فنيا وماليا.
أعتبارات هامة لتكوين مجموعة العمل
نظرا لأن عملية عصف الذهن تعتمد على إطلاق الذهن والتحرر من قيود التفكير فإنه يفضل أن يكون مجموع الحاضرين في مستوى وظيفي متقارب وتراعى لنجاح عمل الفريق النقاط التالية:
1- تجنب اختيار عضو بمستوى إدارى مميز داخل المجموعة. ان وجود مستوى وظيفي رفيع مع مستويات أقل بكثير قد يجعل العملية فاشلة لأن كثير من الحاضرين سوف يتبعون فكرة المسئول الرفيع وقد يكون هناك تخوف من أن ينتقد أفكارهم.
2- ينبغي أن يكون من يدير الجلسة غير منحاز لاتجاه معين أو لفكرة معينة
3- يجب الألتزام بهدف الجلسةو عدم الخروج عن عملية التفكير واقتراح الأفكار، ولهذا يفضل ألا يكون هناك إمكانية لحدوث قطع للجلسة (استفسارات- تليفونات- خطابات- توقيعات و...)
4- تعليم وتثقيف الأفراد بالمجموعة والحاضرين والذين ليس لديهم خبرة طويلة في عصف الذهن، فلابد من إعلامهم بقواعد العملية مسبقا وأنه لا يتم نقد الأفكار أثناء طرحها وأنهم قد يقترحون أفكار مستمدة من أفكار تم اقتراحها من قبل (قواعد عصف الذهن الـ 12 السابقة) . كذلك قد يتم عمل تجربة على موضوع ما لفترة زمنية محددة وليكن 10 دقائق للتأكد من أن الحاضرين قد استوعبوا القواعد السابقة
5- لابد من أن يتم إعلام المشاركين في عملية عصف الذهن بالخطوات التنفيذية حتى يتأكدون من أن مجهودهم كان له أثر وحتى يشاركوا بجدية في اجتماعات عصف الذهن المستقبلية
6- من المهم عدم زيادة افراد المجموعة ومن المهم ان تشمل المجموعة تخصصات مختلفة تختلف بطبيعة الموضوع. ولابد أن يكون عدد الحاضرين غير معوِّق وعموما هناك اختلاف في العدد المثالي وغالبا لا يتجاوز الـ 20 فرد على اقصى تقدير حتى يمكن السيطرة والتألف السريع بين افراد المجموعة.
7- نظرا لأختلاف الأفراد وللفروق الفردية بين الأشخاص – وهذا سلوك انسانى وطبيعى - ولضمان حرية وانسياب الأفكار بين أفراد المجموعة أثناء الجلسة فقد تنشأ صعوبة أن يتكلم بعض الحاضرون بحرية وتخوفهم من إبداء أرائهم امام الأخرين مما يحرم العمل من الأستفادة من افكارهم التى قد تكون ذات قيمة كبيرة. ولمثل هذة الظروف يمكن ان يستبدل التسجيل الشفهى بالتدوين كتابتا على الورق بحيث يدون كل منهم جميع الأفكار التي تأتيه في ورقة لا يكتب عليها اسمه ثم يتم تجميع الأفكار وعرضها للمناقشة وهذا الأسلوب مسموح بة كوسيلة من وسائل العصف الذهنى.
8- هناك أسلوب آخر لعصف الذهن وهو أن يُمنح الحاضرون فترة زمنية لتدوين مقترحاتهم ثم يتم تجميعها وعرضها ثم يتم منحهم فترة أخرى لتدوين أفكار أخرى ثم يتم تجميعها وعرضها. وقد يقترح البعض أسلوب آخر وفيه يتم تجميع الأفكار شفهيا –بعد كتابتها- من الحاضرين دوريا بمعنى أنه يطلب منهم اقتراحاتهم بترتيب جلوسهم ثم يتم المرور عليهم مرة أخرى وهكذا. في حالة عدم وجود اقتراح جديد لدى الشخص فيتم الانتقال إلى الذي يليه. هذا الأسلوب قد يشجع الجميع على الاشتراك.
9- إن عملية عصف الذهن تجعل الاجتماعات أكثر نظاما وتجعل تفكير الحاضرين أكثر ترتيبا. فعملية كتابة الأفكار والمقترحات ثم تقييمها يجعل من الصعب العودة مرة آخرى لمناقشة الأفكار والمقترحات التى نوقشت وسبق رفضها بعد مرور بضع دقائق. هذا الأسلوب يجنب الحاضرين التمادى فى النقاش الغير مفيد ويمنع انقلاب الاجتماع إلى فوضى وصخب ويفسد عملية العصف الذهنى.
